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山西自考资料下载《公文写作与处理》基础常识2

山西自考网 发布时间:2012年06月27日

二、公文的拟写

公文的拟写首先要明确发文主旨,任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,大家接受领导安排起草公文,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,明确行文方向、使用什么文种,主送机关是谁,对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。

1.确定行文方向

根据文件发送范围和阅读对象,来确定行文方向。进而明确主送机关(也就是受文办理机关)。

行文方向(分为三类)

①上行文,即下级机关向上级机关运行公文(请示、报告)。

②下行文,即上级机关向下级机关运行公文。

③平行文,即在同一组织系统中同级之间运行公文或在非同一组织系统中不相隶属机关之间运行公文。

几点注意事项:

一是行文工作中要党政分开。就是要求党的机关和行政机关应按各自的系统行文。但必要时党的机关和行政机关可以联合行文。

二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定。上行文一般只适用逐级行文的办法,一般不得越级请求和报告。不能越级行文。在特殊情况下,“必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关”。

三是平行机关行文,相互间不能发指令性文件,也不能互相请示、汇报、报告,双方应是一种平等身份。平行文的口气应当是协商,并有必要的礼貌。  

我局的行文规则:

上行文:我局可以向吉林森工集团、省林业厅及其各处室、各直属机构,市委、市政府及其各部门、各直属机构行上行文;

平行文:可以向县、区各主管部门,不相隶属的同级单位行平行文。注意我局向县区各主管部门的行文,只能以函的形式;

下行文:向局机关各处、部、室,各直属单位行下行文。

2、正确选择使用文种

根据文件内容,发文主旨及行文方向选择正确的文种,正确使用文种对于公文而言具有标志性意义,文种用错了,公文就偏离主旨,后面的工作就无法进行。

①文种的种类

关于文种的使用,党的机关和行政机关有所不同。

根据国务院办公厅20008月发布的《国家行政机关公文处理办法》第二章规定,行政机关的公文种类主要有:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13个文种。

根据中央中央办公厅19965月印发的《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条规定,党务公文分为:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要共计14个文种。大家只要记住法定公文文种就行了。其它的都是非法定公文文种。

②几个容易混淆的文种

请示与报告  “请示”和“报告”都是上行文,是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有:将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关,请求上级机关批复(答复),这样就容易贻误工作。因此,在撰写“请示”和“报告”时,要特别注意二者之间八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级讯问,报送文件、物品等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议,须上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事;“报告”可多事一报,但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关,其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后,应及时批准、批复(答复),是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后,主要是了解情况,可以不答复,下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短,一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长,但一般不超过3000字。

八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示,请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

请示与函  “函”是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛,其主要作用有两个方面:一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作;二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项,不能用“请示”或“报告”,应使用“请求批准函”。

在公文撰写中,容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种,在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”,是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别,主要有:

一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。

二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、引导关系的上级;“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请求批准某项职能事项。

四是行文语气不同。“请示”的用语应尊重上级机关;“请求批准函”应互相敬重。

五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。

报告与总结  “报告”是上行文,其主要作用是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种,但在实际工作中,部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文,如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2008XX工作总结”等,这样的标题是不对的。其实,工作总结就是向上级机关汇报工作,可直接使用“报告”文种,主送上级机关(可多头主送),抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2008XX工作情况的报告”就规范了。

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