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山西自考资料下载《公文写作与处理》基础常识6

山西自考网 发布时间:2012年06月27日

六、公文写作中应重点把握的一些基础常识

1.公文的用词

公文贵用直笔。写公文应当开门见山,有什么话就直说,十分忌讳很少使用描写、抒情的方法。不能象小说那样,那样使用夸张语言,浪漫主义色彩。

公文必须准确用词,一定要言之有理,言之有据,理要明,据有实,不要使用“大概”、“估计”、“可能”等字眼;简语一定要规范,使大家都能看得懂,符合客观实际,不要产生歧义。

2.公文的结构层次序数

现在党政机关通用公文的结构层次序数标注相关规定是:第一层为“一、”,第二层为“()”,注意这里有一个经常出现的错误,不能写为“()、”(图)第三层为“1.”,第四层为“(1)”。公文的层次是相对的。只要符合这个顺序,这四个结构层次序数应视实际情况灵活组合使用。

公文中的章节标题不该用标点符号的段标题加句号或冒号。如: 例3:一、加强第四季度安全管理工作。公文的标题,即一级、二级标题的末尾,一般不加标点符号。如果标有序号(如1.2.3,第一,第二,第三,),可以加句号。 

3.公文中的数字

除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其它的应当使用阿拉伯数字。

4.引用公文的准确写法

引用公文先引标题,后引发文字号。例:根据省委、省政府《关于进一步减轻企业负担的意见》(吉委办[200727号)的精神。

5.标点符号的用法

公文中的标点符号是公文语句中一个不可分割的组成部分。而在实际的公文写作中,标点符号常常出现使用不准确的情况。主要有以下几种:

一是不该用的地方加用标点符号。包括在公文标题和文中章节标题中使用标点符号,造成标点符号多余。

例1:关于对2009年“安全月活动”安排的

例2:××总队《批转省〈关于精神文明建设的工作报告〉》

例1加了引号,例2加了两个书名号,均是多余应去掉。

3:一、检查内容:,二、检查要求:,三、检查方式:,四、检查时间:

4:(一)、严密组织固定目标执勤。

5:(1)、加强分类引导,提高勤务质量和战备水平。

例3的四个冒号均应去掉。例4和例5在带括号的序码之后不能加顿号,均应去掉。

二是不该停顿的地方加用标点符号。

6:五、六十人,七、八百吨

6中是并列连用表示概数的邻近数字,连用的两个数字之间不应用顿号隔开,所以句中的顿号是多余的。

三是某些连词前或动词后面加标点符号。

7:发现违反部队条令条例、或者院校教育管理规定的应当……

8:加强昂扬精神的培养,以及军人气质的塑造。

9:它说明,时间的宝贵,在较短的时间内要提高效率。

10:官兵们深深感到:这次任务的光荣和艰巨。

7和例8中的“或者”和“以及”均是连词,前面不需停顿,因此前面的顿号和逗号应去掉;例9和例10中的“说明”后的逗号和“感到”后的冒号应去掉。

四是重复使用标点符号。

每种标点符号在句中都表示停顿、语气以及词语的性质和作用,不能出现标点符号连用的现象,从而造成重复多余。例11:在“等”和“等等”前或后加省略号。比较常见的是“……等”和“……等等”,应删去省略号;若保留省略号,则应删去“等”和“等等”。省略号的作用和“等”、“等等”基本相同,不可同时使用。

五是句内括号前或后加点号。句内括号由于是对句中一部分词语的注释或补充说明,因而前括号应紧贴这一词语,中间用点号隔开是错误的。如:

例12:……共计安排警卫力量12人,(一排3人,二排5人,三排4人)…… 。例12句中括号前的逗号多余,应去掉。 

6.常用文章修改符号(见图)

1.删除号:用来删除字、标点符号、词、短语及长句或段落。

2.恢复号:又称保留号,用于恢复被删除的文字或符号。如果恢复多个文字,最好每个要恢复的字下面标上恢复号。

3.对调号:用于相临的字、词或短句调换位置。

4.改正号:把错误的文字或符号更正为正确的。

5.增添号:在文字或句、段间增添新的文字或符号。

6.重点号:专用于赞美写得好的词、句。

7.提示号:专用于有问题的字、词、句、段,提示编辑自行分析错误并改正。

8.调遣号:用于远距离调移字、标点符号、词、句、段。

9.起段号:把一段文字分成两段,表示另起一段。

10.并段号:把下段文字接在上文后,表示不应该分段。

11.缩位号:把一行的顶格文字缩两格,表示另起段,文字顺延后移。

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